Какие требования установлены законом?Удивительно, но
законодательство не устанавливает жёстких обязательных требований к печати для большинства организаций.
Ранее, когда печать была обязательной, требовалось, чтобы она была
круглой и содержала
полное фирменное наименование на русском языке и
указание на место нахождения.
Сегодня, когда печать стала правом, а не обязанностью, эти требования
рекомендательные, а не императивные. Организация может выбрать любую
форму печати организации — круглую, овальную, прямоугольную, треугольную. Может включить в неё дополнительные элементы — логотип, товарный знак, ОГРН, ИНН, КПП.
Единственное ограничение: печать не должна
вводить в заблуждение относительно организационно-правовой формы или наименования организации.
Что должно быть указано в уставе?Если организация
решила иметь печать, сведения об этом
должны быть зафиксированы в уставе.
Это важнейшее правило. Если в уставе нет записи о печати, организация
не имеет права её использовать. И наоборот: если в уставе записано, что печать есть, организация
обязана её ставить на соответствующих документах.
Почему это так важно? Потому что устав — это учредительный документ, который определяет правовой статус организации. Если в уставе указано наличие печати, контрагенты, налоговые органы и суды вправе требовать её проставления на документах.
Можно ли иметь несколько печатей?Да, организация может иметь
несколько печатей. Например:
- основная печать (для договоров, исходящих документов);
- печать для финансовых документов;
- печать для кадровых документов;
- печать для филиала или представительства.
Закон этого не запрещает. Однако все печати должны быть
учтены во внутренних локальных актах организации (приказах, положениях). И все они должны соответствовать уставу.
Ведётся ли
учёт печати организации? Закон не требует ведения специального реестра печатей коммерческих структур. Однако для
контроля печати в организации рекомендуется вести внутренний журнал учёта печатей с указанием ответственных лиц.
Если в организации используется несколько печатей, целесообразно составить
перечень печатей организации и утвердить его приказом. Это позволит избежать путаницы и обеспечит надлежащий контроль.
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2025: что изменилось?С 18 августа 2025 года вступил в силу новый
ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу». Этот ГОСТ устанавливает правила оформления организационно-распорядительных документов, включая
правила проставления печати.
Основные положения:
- Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью.
- Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).
- Печать должна частично захватывать должность, но не подпись.
- Копия документа заверяется печатью, определяемой по усмотрению организации.
Важно понимать:
ГОСТ — это рекомендательный, а не обязательный документ для всех организаций. Однако его соблюдение считается
добросовестной практикой и может быть требованием для участия в тендерах, госзакупках и при взаимодействии с государственными органами.
Фирменная печать организации и её особенностиФирменная печать организации — это печать, которая содержит полное или сокращённое фирменное наименование организации, а также иные элементы индивидуализации (логотип, товарный знак). Она используется для официальных документов и является основным средством идентификации организации.
Электронная печать организации — это отдельный вопрос. В законодательстве Российской Федерации понятие «электронная печать» как аналог физической печати отсутствует. Вместо неё используется
усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), которая имеет равную юридическую силу с собственноручной подписью и печатью на бумажном документе.