Требования к ведению личных дел обучающихся

Точного определения термина «личное дело обучающегося» не приведено в Федеральном законе от 29.12.2012г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации», собственно, как и в иных нормативных правовых актах. А согласно п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8–2013:

подп. 95: «дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку»;
подп. 96: «электронное дело - электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел».

Можно сформулировать, что личное дело обучающегося – это систематизированная совокупность документов конкретного обучающегося.

В каких случаях и когда требуется оформлять личное дело обучающегося при освоении им программ дополнительного профессионального образования?

В п.32 Приказа Минпросвещения России от 02.09.2020 г. N 458 «Об утверждении Порядка приема на обучение по образовательным программам начального общего, основного общего и среднего общего образования» написано: «На каждого ребенка или поступающего, принятого в общеобразовательную организацию, формируется личное дело, в котором хранятся заявление о приеме на обучение и все представленные родителем(ями) (законным(ыми) представителем(ями) ребенка или поступающим документы (копии документов).». Про формирование личного дела указано и в п.26 Приказа Минпросвещения России от 02.09.2020 г. N 457 «Об утверждении Порядка приема на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования»: «На каждого поступающего заводится личное дело, в котором хранятся все сданные документы (копии документов).».

А при обучении по программам ДПО? Спешу обрадовать! В случаях при приеме на образовательные программы дополнительного образования и (или) профессионального обучения образовательная организация самостоятельно принимает решение, оформлять личное дело обучающихся или нет.

Если Ваша организация, осуществляющая образовательную деятельность в рамках дополнительного профессионального образования, решила оформлять личные дела на обучающихся, то помните:

1. Личное дело заводится после поступления (приема) обучающегося в организацию, осуществляющую образовательную деятельность, и завершается датой его отчисления.

2. Универсального шаблона личного дела законодательство об образовании не предусматривает. Поэтому в организации необходимо самостоятельно выработать структуру личного дела обучающегося и закрепить положение о личном деле локальным нормативным актом, в котором определить форму, содержание, правила формирования, хранения и (или) выдачи личных дел обучающихся.

3. Персональные данные обучающихся в личном деле должны обрабатываться в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных». Определите в соответствии с заявленными целями обработки содержание и объем обрабатываемых персональных данных обучающихся. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки. При определении обязательных элементов личного дела руководствуйтесь требованиями к предоставлению информации сопряженных «систем». Например, включите данные:

➢ необходимые для внесения сведений по выданным документам о дополнительном профессиональном образовании в Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении (ФИС ФРДО);

➢ подтверждающие исполнение п.3 статьи 76 Федерального закона от 29.12.2012 г. N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»;

➢ регламентированные для заполнения при заключении Договора в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 15.09.2020 г. N 1441 «Об утверждении Правил оказания платных образовательных услуг».

4. В целях оптимизации учета контингента обучающихся и снижения нагрузки при работе с бумажными документами можете определить ведение личных дел обучающихся в электронном виде. Так, в Москве действует Распоряжение Департамента образования и науки города Москвы от 15.04.2021 г. № 87р «О ведении личных дел обучающихся в электронном виде» для образовательных организаций, подведомственных Департаменту и реализующих образовательные программы дошкольного, начального общего, основного общего и среднего общего образования. Конечно, оно не действует при реализации дополнительного профессионального образования, но положения указанного распоряжения может быть полезно для ознакомления при формировании собственного локального акта организации.

5. При оформлении документов рекомендательный характер имеет ГОСТ Р 7.0.97-2016, который определяет состав реквизитов документов, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов.