В коммерческом ДПО структура не может быть статичной. Она должна отражать уровень зрелости компании и те задачи, которые бизнес решает на рынке. Копирование структуры государственных институтов (такое тоже нередко встречается) - это гарантированный путь к убыткам из-за неповоротливости и высоких административных издержек.
Какой он уровень зрелости от «учим по закону» до «корпоративного университета»? Современный подход рассматривает эволюцию учебного центра через призму структуры.
- Начальный уровень. В структуре есть минимум: руководитель / директор, администратор (или как ещё называют – специалист по документообороту), бухгалтер (возможно на аутсорсинге), методист и привлеченные преподаватели. Это позволяет «обеспечить соответствие требованиям» и получать прибыль за счет низких издержек.
- Уровень системности. Появляются отделы: учебно-методический (разработка программ), отдел сопровождения (логистика групп, отдел продаж). Внедряется LMS-система, и, следовательно, на этом этапе структура и органы управления образовательной организацией
- усложняются, так как требуется контроль качества на расстоянии.
- Уровень «Фабрика талантов». Здесь структура становится матричной или дивизиональной. Например, выделяются продуктовые направления: «Центр обучения рабочих специальностей», «вписывайте свой как у вас в реалии» и т.д. У каждого центра / отдела свой руководитель, свой бюджет и свои KPI.
Ошибка большинства коммерческих учебных центров в том, что они пытаются управлять разными направлениями (например, охрана труда и маркетинг) из одного центра с универсальными менеджерами. Это приводит к тому, что уникальные потребности сегмента игнорируются.
Влияние структуры на себестоимость и скорость - ? Структура образовательной организации
напрямую влияет на два финансовых показателя: себестоимость услуги и скорость вывода образовательного продукта на рынок образовательных услуг. Рассмотрим типичную ситуацию: учебный центр решает запустить новую программу профессионального обучения.
➢ При плоской структуре, где все вопросы решает директор, программа будет согласовываться неделями или «штамповаться, чтобы не потерять клиента и что-то выдать / как-то обучить». Директор отвлекается от стратегии, методисты загружены текучкой, юрист (а он есть вообще?) проверяет документы с опозданием. Я как-то читала сюр-картину, про сравнение директора образовательной организации в одном лице на все роли с главврачом больницы, который и полы моет, и оперирует, и документы по пациентам ведет. Ведь это невозможно было бы даже нарисовать так и представить в больнице, но почему-то в части учебных центрах именно так это и случается, когда один человек на кучу ролей. Вымышленная картина про такого главврача наиболее ярко позволяет «увидеть» и понять как важна структура и роли каждого!
➢При гибкой структуре, где есть продуктовый менеджер, процесс выглядит иначе. Продуктолог видит спрос, методический отдел под руководством замдиректора по УМР готовит контент, а отдел маркетинга сразу же начинает прогрев аудитории.
Для эффективности образовательного холдинга необходима жесткая фокусировка и разграничение полномочий, что позволяет высвобождать капитал для инноваций. Проще говоря, правильная структура позволяет вам тратить меньше денег на внутренние согласования и больше - на продвижение и качество преподавателей.
Роль вспомогательных отделов в зарабатывании денег. Часто в структуре учебных центров недооценивают роль отделов, которые напрямую не связаны с обучением. Например, отдел эксплуатации или IT-отдел. Особенно в центрах, ведущих подготовку по рабочим специальностям или сложному оборудованию, где наличие своего техцентра или отдела эксплуатации учебного оборудования - это не затраты, а конкурентное преимущество. Представьте две автошколы или центра по обучению …ну скажем - сварщиков. В одном поломка тренажера означает простой группы и потерю денег, потому что ждут внешнего мастера. В другом - свой «Отдел эксплуатации ТСО» (технических средств обучения) решает проблему за час. Группа доучивается в срок, деньги получены, репутация не страдает. Это прямое влияние элемента структуры управления образовательной организацией на итоговую прибыль.
Как перестроить структуру без потери качества и увеличить EBITDA? Итак, мы подошли к самому сложному - моменту истины, когда существующая структура перестает отвечать потребностям бизнеса. Рано или поздно каждый успешный учебный центр сталкивается с кризисом роста: процессы, которые работали при 5 сотрудниках, начинают давать сбой при 20, а прибыль на одного менеджера падает. Перестройка системы - процесс болезненный, но необходимый. Это момент, когда владелец бизнеса переходит от роли «главного методиста» к роли стратега.
Симптомы того, что ваша структура и органы управления образовательной организацией
устарели, всегда лежат в финансовой плоскости.
- Падение рентабельности. Вы набираете больше групп, но чистая прибыль не растет. Это значит, что административные расходы (содержание раздутого штата «смотрящих» и координаторов) «съедают» маржу.
- Потеря клиентов. Бизнес-клиенты уходят к конкурентам, потому что ваши менеджеры долго готовят коммерческие предложения. В вашей структуре нет выделенного аккаунт-менеджера по работе с корпоративными клиентами, и эту функцию вынужден выполнять директор, который физически не успевает.
- Проблемы с качеством. Растет количество жалоб на обучение. Часто это происходит из-за разрыва между «продавцами» и «производственниками». Отдел продаж наобещал клиентам «золотые горы», а учебный отдел (методисты и преподаватели) не могут или не хотят это реализовывать из-за устаревших регламентов. Это классическая болезнь несогласованности звеньев одной структуры образовательной организации.
Каковы стратегия и тактика внесения изменений? Любые изменения в структуре должны начинаться с документа. Издается новый приказ об утверждении структуры образовательной организации, который вводит новые должности или расформировывает старые отделы. Но здесь важно понимать, что приказ - это только вершина айсберга.
Для того чтобы изменения привели к росту EBITDA, необходимо соблюсти три правила:
- Выделение прибылецентров. Самый эффективный способ реорганизации - создание внутри структуры обособленных подразделений (бизнес-единиц), у которых есть свой бюджет и план. Например, выделение «Центра онлайн-обучения» в отдельную структуру с собственным руководителем позволяет резко увеличить скорость разработки цифровых продуктов. При этом бухгалтерия и юридический отдел остаются централизованными, что позволяет экономить на масштабе.
- Сокращение уровней согласования. Скорость принятия решений в коммерческом образовании должна быть высокой! Если для изменения учебного плана нужно собрать подписи и утвердить на педагогическом совете, который собирается раз в квартал, вы проиграете рынок. Новая структура управления должна делегировать максимум полномочий руководителям отделов. Вместо жесткой иерархии - гибкие проектные группы. Это же касается и выделение финансовых средств на разработку образовательных программ, методическую и юридическую поддержку образовательного процесса.
- Усиление компетенций. В современном учебном центре, ориентированном на рост, в структуре обязательно должны появиться функции, которых не было раньше: аналитика данных (оценка эффективности обучения по моделям Киркпатрика и ROI), маркетинг (продвижение образовательных услуг) и т.д. Если эти функции отсутствуют, структура считается устаревшей.
Роль первого лица в новой структуре? Когда структура управления образовательной организацией
становится сложной, роль директора меняется. Он перестает быть «пожарным» и становится стратегом. В успешных образовательных организациях руководитель сосредоточен на внешних задачах: взаимодействие с крупными контрагентами, органами власти, поиск новых ниш. Внутреннее же управление передается на уровень исполнительных директоров или проректоров (в зависимости от организационно-правовой формы).
Итогом грамотной реструктуризации всегда является рост инвестиционной привлекательности. Инвестора или крупного заказчика интересует не только лицензия, но и то, как устроена компания. Прозрачная, эффективная и гибкая структура, где каждый элемент работает на конечный результат, стоит дорого. И наоборот, учебный центр, где все завязано на одном харизматичном директоре, а функции дублируются или отсутствуют, имеет низкую капитализацию и высокие риски.
Таким образом, путь от хаоса к системе лежит через формализацию, затем - через усложнение и, наконец, через гибкость. Только пройдя эти этапы, учебный центр превращается из просто «места, где учат» в полноценный, прибыльный образовательный бизнес.