Результаты обучения нужно не только зафиксировать, но и сохранить — годами, а иногда и десятилетиями. Если в организации нет локального акта, определяющего порядок учета и хранения этих данных, проверка Рособрнадзора может закончиться предписанием. Разбираем, что должен закреплять этот документ и на что смотреть в первую очередь.

Часть 1 статьи 98 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (в редакции от 25.04.2026) устанавливает: в Российской Федерации формируются федеральные информационные системы, в которых обеспечивается ведение на единых принципах и в едином формате учета результатов освоения обучающимися образовательных программ. Часть 4 той же статьи указывает: порядок формирования и ведения этих систем устанавливается Правительством РФ.

Ключевой подзаконный акт — постановление Правительства РФ от 31.05.2021 № 825 (в редакции от 01.08.2026) , регулирующее формирование и ведение ФИС ФРДО — Федерального реестра сведений о документах об образовании и (или) о квалификации. Для организаций ДПО это означает обязанность вносить сведения о выданных документах в федеральную систему.

Приказ Минобрнауки России от 24.03.2025 № 266 (действует с 1 сентября 2025 года) прямо обязывает организации ДПО разработать локальные нормативные акты, определяющие порядок оформления, выдачи и учета документов об обучении и о квалификации, а также порядок хранения в архивах информации о результатах освоения программ. Наличие такого ЛНА — прямое требование законодательства.

При федеральном государственном контроле (надзоре) в сфере образования проверочные листы Рособрнадзора включают вопросы о ведении индивидуального учета результатов освоения и соблюдении порядка внесения сведений в ФИС ФРДО. Проверяющий обращает внимание на:

• наличие утверждённого Положения об индивидуальном учете и хранении информации;
• соответствие сроков внесения сведений в ФИС ФРДО действующим требованиям;
• наличие и сохранность первичных документов — ведомостей, зачётных книжек, приказов;
• соблюдение сроков хранения документов, установленных нормативными актами.

Отдельный риск — сроки внесения в ФИС ФРДО. Постановлением Правительства РФ от 07.06.2025 № 850 срок внесения сведений о документах о квалификации сокращён с 60 до 30 календарных дней со дня выдачи. Несоблюдение сроков влечёт административную ответственность.

Отсутствие Положения или его несоответствие статье 98 Закона № 273-ФЗ квалифицируется как нарушение и влечёт предписание об устранении нарушения.

Положение об индивидуальном учете решает не только задачу соответствия проверочным листам. Оно устанавливает работающий механизм фиксации и сохранения результатов обучения:

• порядок учета результатов освоения — текущий контроль, промежуточная и итоговая аттестация; формы фиксации результатов;
• перечень документов, подлежащих хранению — зачётные и экзаменационные ведомости, личные дела слушателей, книги регистрации выданных документов, приказы о зачислении и отчислении;
• сроки хранения документов — в соответствии с номенклатурой дел организации и ведомственными перечнями. Личные дела слушателей краткосрочных курсов повышения квалификации хранятся 3 года, слушателей ДПО — 50/75 лет; зачётные и экзаменационные ведомости — 5 лет; книги регистрации выданных документов об образовании — 50 лет;
• требования к защите персональных данных — в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Это обеспечивает сохранность информации о результатах обучения и защиту прав обучающихся на получение документов об образовании и квалификации. Без такого документа каждый сотрудник ведёт учёт по-своему, и при проверке выявляются расхождения.

Организации дополнительного профессионального образования работают с дистанционными технологиями и электронным документооборотом. Положение позволяет адаптировать механизмы учета и хранения к этим условиям:

• учёт результатов обучения в электронной информационно-образовательной среде — с фиксацией в электронных ведомостях и журналах;
• сроки хранения электронных данных — логинов, паролей, журналов действий, электронных портфолио;
• ответственность за сохранность информации — с назначением ответственных лиц;
• порядок внесения сведений в ФИС ФРДО — с указанием сроков и ответственных за подготовку данных.

Для организации ДПО, где образовательный процесс ведётся постоянно и в больших объёмах, такое Положение становится рабочим инструментом, обеспечивающим сохранность данных и защищающим от претензий при проверках.

Если вы не уверены, что действующее Положение об индивидуальном учете результатов освоения соответствует статье 98 Закона № 273-ФЗ и актуальным требованиям к срокам хранения и внесения сведений в ФИС ФРДО, или такого документа в организации ещё нет, — это точка, с которой стоит начать аудит локальной базы. В «Методист в помощь» можно заказать аудит действующих ЛНА или разработку Положения с нуля — с учётом специфики именно вашей организации ДПО.

Смело пишите на почту info@methodisthelp.ru!

🔥 Тенденции и опыт коллег: навигатор для бизнеса в методическом дайджесте на «Методист в помощь». Сохраняйте в закладки, узнайте больше и развивайтесь вместе с нами!

✅ Присоединяйтесь к деловому нетворкингу на канале «Методист в помощь» в TenChat!

✅ Подписывайтесь на канал «Методист-юрист в помощь» в Telegram!

✅ Смотрите видео в блоге Дзена «Методист в помощь. Блог в Дзене»!

Информация в данной статье носит исключительно информационно-ознакомительный характер, не является юридической, методической или иной профессиональной консультацией, и все риски, связанные с её использованием, пользователь несет самостоятельно (см. полный текст Отказа от ответственности ).