С 2026 года действуют новые правила архивного хранения документов: обновлены перечни Минпросвещения и Минобрнауки, изменён порядок работы с электронными документами. Если ваше Положение не учитывает эти изменения, проверка Рособрнадзора или архива может выявить нарушение. Разбираем, что должно быть в документе и на что смотреть в первую очередь.

Статья 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает: организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Статья 22.1 Закона № 125-ФЗ закрепляет: сроки хранения документов по личному составу составляют 50 лет, а для документов, делопроизводство по которым завершено до 1 января 2003 года, — 75 лет.

Ключевой подзаконный акт — приказ Росархива от 31.07.2023 № 77, утвердивший Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов. Правила № 77 действуют для государственных органов, органов местного самоуправления и организаций.

Наличие локального нормативного акта, регламентирующего систему хранения и архивирования документов, — прямое требование Закона № 125-ФЗ и приказа Росархива № 77, а не элемент «хорошей практики».

Ключевое изменение 2026 года — вступление в силу новых ведомственных перечней архивных документов со сроками хранения.

Приказ Минпросвещения России от 27.08.2025 № 624 впервые утвердил ведомственный перечень архивных документов для сферы образования, заменив перечень 1980 года. Документ определяет сроки хранения документов в сфере общего, дошкольного и дополнительного образования. Для многих видов документов сроки изменились: например, образовательные программы теперь хранятся постоянно, а расписание учебных занятий — один год.

Приказ Минобрнауки России от 29.11.2023 № 1111 устанавливает перечень документов, образующихся в деятельности Минобрнауки и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения. Для организаций ДПО, подведомственных Минобрнауки, применяются его положения: личные дела обучающихся по программам ДПО (профессиональная переподготовка) хранятся 75 лет, выпускные квалификационные работы по программам ДПО — 3 года.

Отдельное изменение — Федеральный закон от 13.12.2024 № 469-ФЗ, уточнивший статью 24 Закона № 125-ФЗ в части работы с электронными документами и создания условий для удалённого доступа к архивным документам через интернет. Организации должны учитывать это при описании порядка хранения электронных документов.

При федеральном государственном контроле (надзоре) в сфере образования проверяющий оценивает не только факт наличия Положения, но и его работаспособность: закреплены ли сроки хранения документов по категориям, предусмотрен ли порядок формирования и оперативного хранения дел, определены ли ответственные за архив.

Отдельный риск связан с номенклатурой дел. Если номенклатура не обновлена с учётом приказа Минпросвещения № 624, проверяющий зафиксирует несоответствие состава дел действующим требованиям. Это особенно актуально для организаций, реализующих программы ДПО: в новой номенклатуре появились документы по ВСОКО, электронному обучению и проектной деятельности.

При проверках Роскомнадзора в части соблюдения требований Федерального закона № 152-ФЗ также может быть запрошен документ, регламентирующий порядок хранения документов. Отсутствие Положения или его несоответствие статье 17 Закона № 125-ФЗ квалифицируется как нарушение и влечёт предписание об устранении нарушения.

Положение о системе хранения и архивирования документов решает не только задачу соответствия проверочным листам. Оно устанавливает работающий механизм обращения с документами:

• принципы организации хранения — централизация, систематизация, обеспечение сохранности;
• сроки хранения документов по категориям — в соответствии с приказом Минобрнауки № 1111 (для ДПО) и приказом Минпросвещения № 624 (для дополнительного образования);
• порядок формирования и оперативного хранения дел — от момента создания документа до передачи в архив;
• порядок хранения электронных документов — с учётом изменений, внесённых Законом № 469-ФЗ;
• ответственность за организацию хранения — с назначением ответственных лиц.

Это обеспечивает сохранность документов об образовании, подтверждение периодов обучения и полученных квалификаций, а также защиту прав обучающихся и выпускников. Без такого документа каждый сотрудник действует «по ситуации», и при проверке выявляются расхождения.

Организации дополнительного профессионального образования работают с короткими программами, дистанционными технологиями и корпоративными заказчиками. Положение позволяет адаптировать механизмы хранения к этим условиям:

• личные дела слушателей ДПО — хранение в соответствии с требованиями приказа Минобрнауки № 1111: для программ профессиональной переподготовки — 75 лет, для программ повышения квалификации — в соответствии с номенклатурой дел;
• документы об обучении — зачётные и экзаменационные ведомости, книги регистрации выданных документов;
• электронные документы — с учётом возможности удалённого доступа, предусмотренной Законом № 469-ФЗ;
• документы по корпоративным заказчикам — договоры, акты, переписка.

Для организации ДПО, где документооборот ведётся постоянно и в больших объёмах, такое Положение становится рабочим инструментом, обеспечивающим сохранность данных и защищающим от претензий при проверках.

Если вы не уверены, что действующее Положение о системе хранения и архивирования документов соответствует приказу Росархива № 77 и новым перечням Минпросвещения № 624 и Минобрнауки № 1111, или такого документа в организации ещё нет, — это точка, с которой стоит начать аудит локальной базы. В «Методист в помощь» можно заказать аудит действующих ЛНА или разработку Положения с нуля — с учётом специфики именно вашей организации ДПО.

Смело пишите на почту info@methodisthelp.ru!

🔥 Тенденции и опыт коллег: навигатор для бизнеса в методическом дайджесте на «Методист в помощь». Сохраняйте в закладки, узнайте больше и развивайтесь вместе с нами!

✅ Присоединяйтесь к деловому нетворкингу на канале «Методист в помощь» в TenChat!

✅ Подписывайтесь на канал «Методист-юрист в помощь» в Telegram!

✅ Смотрите видео в блоге Дзена «Методист в помощь. Блог в Дзене»!

Информация в данной статье носит исключительно информационно-ознакомительный характер, не является юридической, методической или иной профессиональной консультацией, и все риски, связанные с её использованием, пользователь несет самостоятельно (см. полный текст Отказа от ответственности ).