Современная система образования переживает эпоху фундаментальных изменений, вызванных не столько реформами учебных программ, сколько тотальной цифровизацией и изменением общественных ожиданий. Еще каких-то двадцать лет назад даже школа или вуз представляли собой достаточно закрытую систему, где управленческие решения принимались узким кругом лиц, а информация о деятельности организации была доступна лишь в виде сухих отчетов для вышестоящих организаций. Сегодня эта парадигма разрушена под влиянием информационного общества. И даже больше! Коммерческие организации обязаны публиковать в открытом доступе ряд сведений на своем официальном сайте. В этих условиях возникает закономерный вопрос: является ли информационная открытость лишь данью моде и выполнением предписаний надзорных органов, или же это реальный инструмент повышения эффективности образовательного менеджмента?
Статья 29 Федерального закона от 29.12.2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» прямо так и называется «информационная открытость образовательной организации», где первой частью указано: «Образовательные организации формируют открытые и общедоступные информационные ресурсы, содержащие информацию об их деятельности, и обеспечивают доступ к таким ресурсам посредством размещения их в информационно-телекоммуникационных сетях, в том числе на официальном сайте образовательной организации в сети «Интернет».».
Информационная открытость образовательной организации - это комплексный режим функционирования, при котором процессы, результаты работы и планы развития становятся доступными для всех заинтересованных сторон (стейкхолдеров) в понятной и своевременной форме. НО! Это не просто наличие сайта с отчетами, а выстроенная система двусторонней коммуникации. Менеджмент в образовании традиционно воспринимается как деятельность по планированию, организации и контролю. Однако добавление принципа открытости радикально меняет природу этих процессов. Планирование перестает быть «кабинетным» и начинает учитывать реальные запросы «потребителей». Контроль перестает быть фискальным и превращается в инструмент самодиагностики и публичной отчетности.
Влияние этой направленность «информационная открытость» сложно переоценить. Всё больше вижу, как организации, замыкающиеся в себе, теряют конкурентоспособность и, как следствие, потенциальных обучающихся. Задайте сами себе вопрос – когда вы ищите для себя обучение какое-либо или хотите что-то купить, вы как посетитель сайта обратитесь в ту организацию, где только лендинг или малостраничник с «пустой» информацией и «громкими» словами-эпитетами как «круто обучаться в такой-то организации»? Или еще как вариант – нет на сайте никакой информации по стоимости курса, отсутствие подробного плана программы обучения и результата обучения. Я даже звонить и узнавать не буду)) Это уже флаг для меня, что организация как минимум не исполняет законодательные требования.
В то же время организации, сделавшие ставку на открытость, получают не только клиентов-обучающихся, заинтересовавшихся программой и понимающих доступность такого обучения для себя, но и более гибкие, адаптивные механизмы управления. Прозрачность становится своего рода «принуждением к качеству», так как скрыть неэффективные решения или низкие результаты за закрытыми дверями становится невозможно. Давайте теперь подробно разберем, через какие механизмы информационная открытость трансформирует образовательный менеджмент, какие возможности она открывает и с какими рисками сталкиваются руководители, внедряющие принципы прозрачности.
Прозрачность как фундамент доверия между субъектами образования
В основе любого эффективного управления лежит коммуникация, а основой коммуникации является доверие. Образовательный менеджмент имеет свою специфику: главный «продукт» здесь - это услуга, качество которой сложно измерить мгновенно, а эффект от нее часто отсрочен во времени. В таких условиях доверие к поставщику услуги (к образовательной организации как будущему исполнителю) становится критически важным фактором. Информационная открытость выступает тем самым инструментом, который это доверие формирует и укрепляет.
Рассмотрим классический пример: представитель юрлица (ваш заказчик потенциальный), выбирающие учебный центр для своих работников. Первым шагом является изучение сайта организации, вашего сайта. Если на сайте нет актуальной информации об образовательных программах, о педагогах и их квалификации, нет четких образцов выдаваемых документов и указанием результатов после пройденного обучения по программе - уровень доверия падает. Возникает ощущение «черного ящика», в который заказчик образовательных услуг вынужден отдать самое дорогое (финансы на обучение работников и их невосполнимое «время» с неясными перспективами результата), не понимая внутренних процессов. Это классический пример того, как закрытость порождает отчуждение.
А когда образовательная организация транслирует открытость, она снимает огромный пласт административного напряжения. С точки зрения менеджмента, такая открытость дает мощный эффект обратной связи. Когда информация доступна, уровень доверия переходит на другую ступень и информацию начинают анализировать. А значит не покидают ваш сайт бесследно, а начинают задавать вопросы: «Какая из двух близких программ подойдет для …..?»; «Что необходимо для…..?» и др. Эти вопросы, поступающие от заинтересованных посетителей сайта, заставляют методистов, руководителя учебно-методического отдела обосновывать свои ответы и из монолога превращать в диалог, где целью является не прямая продажа сухо по тексту, а поиск наиболее оптимальной траектории обучения спрашивающего в стенах вашего учебного центра, выбор не дорого/дешево в сравнении с «чужим» учебным центром, а диалог, формирующийся с выбором между ваших сходных программ одного направления и т.д. Выбор начинается не между вашим учебным центром и еще каким-то, а между образовательными услугами внутри вашего учебного центра. Чувствуете разницу?
Кроме того, доверие, рожденное открытостью, работает и внутри коллектива. Когда коллеги видят, что администрация открыта в образовательных вопросах, не прячет на сайте цены, ведет раздел на сайте по педагогическому составу и руководителями открыто со структурой организации - уровень лояльности растет и является мощным нематериальным стимулом. Это напрямую влияет на эффективность менеджмента: руководитель может сосредоточиться на стратегических задачах развития.
Влияние открытости данных на качество операционных и стратегических решений
Переходя от аспектов доверия к практическим инструментам управления, мы сталкиваемся с главным ресурсом XXI века - данными. Информационная открытость в образовании - это не только улица с односторонним движением (от учреждения к обществу), но и мощнейший канал сбора и анализа информации для самого менеджмента. Когда организация открывает данные, она получает возможность наблюдать за реакцией на них, собирать статистику и на основе этого принимать более взвешенные и точные решения.
Рассмотрим это на уровне операционного управления не ДПО, а чтобы было понятнее на примере школы. Современные электронные журналы и дневники (например, «МЭШ» в Москве, «Сетевой город» в регионах) сделали успеваемость каждого ученика прозрачной для него самого и его родителей. Но для менеджмента школы это не просто база оценок. Анализ этих данных позволяет увидеть тревожные тренды на ранней стадии. Директор или завуч может в режиме реального времени отслеживать статистику по предметам: если в параллели пятых классов по математике наблюдается резкое снижение среднего балла во всех классах, это сигнал к проверке методических материалов или квалификации учителей. Если низкая успеваемость наблюдается только у конкретного педагога, это повод для адресной методической помощи. Открытость данных внутри системы позволяет перейти от реактивного управления («потушили пожар после жалобы») к проактивному («предотвратили проблему на основе анализа данных»).
На стратегическом уровне открытость информации о предпочтениях потребителей-потенциальных обучающихся становится основой для развития. Анализ статистики посещений сайта, количества заявок на те или иные профили обучения, востребованности курсов дополнительного профессионального образования дает бесценную информацию. Например, если на сайте одни страницы просматривают тысячи посетителей сайта, а на другие заходят единицы, менеджменту стоит задуматься: либо падает престиж того направления подготовки /отрасли, либо контент на определенных страницах стал неинтересен и неинформативен. Открытость данных о спросе позволяет корректировать структуру предложения, открывать новые востребованные направления и закрывать или модернизировать непопулярные, экономя финансовые и иные средства (под иными подразумеваю, например, «трудо-время» затраты методиста).
Инструменты и риски: как выстроить эффективную систему открытости
Осознав преимущества открытости, руководитель образовательной организации сталкивается с практической задачей: как внедрить эту систему, не утонув в потоке информации и не создав угроз для безопасности? Информационная открытость - это не хаотичная публикация всего подряд, а выверенная стратегия, требующая использования современных инструментов и учета потенциальных рисков.
Первый и базовый инструмент - официальный сайт. Сегодня требования к структуре и содержанию сайта образовательной организации жестко регламентированы законодательством (подробнее читайте в статье «Требования к сайту образовательной организации»). Однако задача менеджмента - не просто формально разместить обязательную информацию и документы, а сделать навигацию удобной для пользователя. Информация о структуре организации, педагогическом составе, материально-технической базе, вакансиях, финансово-хозяйственной деятельности должна быть структурирована и написана понятным языком. Сайт должен стать «витриной» организации, где любой желающий может найти ответ на свой вопрос за 2-3 клика.
Вторым по значимости каналом являются социальные сети и мессенджеры. Если сайт - это официальный портал, то соцсети - это живая коммуникация. Да, сложно с ними в режиме «подвешенности» в наше время из-за постоянных всё новых запретов и замедлений. Но выберете самый приемлемый для вас канал или видите одновременно в нескольких постинг. Здесь в соцсетях информационная открытость приобретает форму ежедневного присутствия для образовательной организации: фотоотчеты с мероприятий, прямые эфиры с директором или экспертами по направлениям подготовки, оперативные объявления об изменениях и др. Для менеджмента соцсети - это идеальный инструмент мониторинга общественных настроений. Комментарии и сообщения от обучающихся - это самая честная обратная связь, которая позволяет точечно решать проблемы, не дожидаясь их эскалации до официальных жалоб. Однако здесь возникает первый серьезный риск – «информационный шум» и троллинг. Умение модерировать обсуждения, не скатываясь в цензуру, но и не позволяя разжигать конфликты - важный навык современного менеджера.
Третий уровень - это системы электронного документооборота и государственные платформы (госуслуги, региональные порталы, закупочные площадки). Интеграция с ними – это в каких-то случаях обязанность, а в каких-то и возможность. Через них организация не только отчитывается о проводимом обучении (например, как передача данных в ФИС ФРДО), но и одновременно через них обучающиеся-выпускники получают услугу (свелись «на нет» уже справки об обучении, т.к. информацию об обучении может достоверно увидеть любое заинтересованное лицо). Прозрачность на этом уровне – однозначна нужна была и высока.
Главный риск, о котором нельзя забывать - это защита персональных данных (ПДн). Федеральный закон № 152-ФЗ накладывает строгие ограничения на публикацию информации. Публикуя фотографии с ваших мероприятий на которых запечатлены выпускники с документами о квалификации или списки / статьи о выпускниках с их карьерными успехами и т.д., помните, организация обязана получать согласие на обработку ПДн и согласие на распространение ПДн. Ошибки в этой сфере чреваты крупными штрафами и репутационными потерями. Поэтому в структуре управления должно быть четкое разграничение: какая информация является публичной (отчеты, планы, достижения организации в целом), а какая - конфиденциальной (вплоть до коммерческой тайны и неразглашениях в рамках заключаемых договоров). Эффективная система открытости - это всегда баланс между доступностью и безопасностью.
Как выстроить этот баланс? Во-первых, необходима внутренняя политика информационной открытости - документ, регламентирующий, кто, за что и как отвечает при публикации информации. Во-вторых, требуется регулярное обучение сотрудников (секретарей, педагогов, методистов, специалистов учебно-методического отдела) основам информационной гигиены и работы с ПДн. В-третьих, менеджмент должен выстроить систему быстрого реагирования на негатив, возникающий в открытом поле. Игнорирование критики в комментариях или отказ от диалога с обучающимися в открытых чатах сводит на нет все усилия по внедрению прозрачности.
Напоследок об информационной открытости
Подводя итог, можно с уверенностью утверждать, что информационная открытость перестала быть для образовательного менеджмента просто галочкой в отчете перед Рособрнадзором. Это фундаментальное условие выживания и развития в современном мире. Влияние открытости на эффективность управления носит системный характер: она трансформирует отношения с обучающимися, переводя их из плоскости конфронтации в плоскость сотрудничества и доверия; она превращает хаотичные потоки данных в стратегический ресурс для принятия решений; и, наконец, она дисциплинирует сам менеджмент, делая процессы более честными и экономически обоснованными.
Конечно, путь к полной прозрачности сопряжен с трудностями: необходимо защищать данные, бороться с информационным шумом и преодолевать внутреннее сопротивление сотрудников (а по большей части руководителей учебных центров), привыкших работать «закрыто». Однако те образовательные организации, которые смогут выстроить грамотную, сбалансированную политику открытости, получат колоссальное конкурентное преимущество. В эпоху, когда информация становится главной ценностью, умение быть открытым - это высший пилотаж менеджмента, позволяющий привлекать лучших обучающихся, лучших педагогов и ресурсы для развития. Закрытость сегодня - это путь к стагнации, открытость - путь к лидерству.
Не знаете как действовать? Запишитесь info@methodisthelp.ru на стратегическую часовую сессию, где в режиме диалога разберем «как не утонуть» в рутине документов информационной открытости и какие шаги предпринять конкретно вашему учебному центру и для реализации требований законодательства и для повышения информационной открытости с целью привлечения большего количества посетителей-потенциальных обучающихся! Не откладывайте на потом, потом – будет поздно, вас обгонит на повороте другой учебный центр.